domingo, 3 de octubre de 2010

PASIVO A CORTO PLAZO

OBJETIVO PRINCIPAL DE LA AUDITORIA DE LOS PASIVOS

     Es cerciorarse de que todos los pasivos han sido contraídos a nombre de la empresa, se han registrado y valuado adecuadamente, son razonables, corresponden a obligaciones reales y estén pendientes de cubrir.
Esto es con objeto de evitar que se registren obligaciones que no sean de la empresa, como contratos de servicios a nombre de terceros. (Prestamos bancarios, de funcionarios, luz, teléfono, renta, etc)
Determinar si existen garantías otorgadas, gravámenes o restricciones y,
Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros.
Los pasivos a cargo de las empresas constituyen un factor relevante en la determinación de los resultados, por lo que debe hacerse la revelación y presentación que se indican en las NIA.

PROCEDIMIENTO RECOMENDADO PARA LA AUDITORIA DE LOS PASIVOS DE UNA EMPRESA
La Confirmación: Se refiere a la obtención de comunicación escrita de instituciones que hayan otorgado créditos, proveedores, acreedores, entidades filiales, abogados, etc.
Es fundamental la confirmación de los pasivos ya que es la única fuente externa que tiene el auditor para conocer la existencia de obligaciones que pudieran afectar a la empresa.
Es conveniente que en los renglones susceptibles de hacerlo, se solicite además un estado de cuenta, el que permitirá comprobar el saldo y el registro de las transacciones anotadas en el mismo.
Asimismo como se hace en los procedimientos del efectivo, debe hacerse con el pasivo para solicitar también información sobre cualquier otro saldo a favor y a cargo de la empresa revisada. Comúnmente los bancos informan de las existencias de créditos, préstamos u otras operaciones de las cuales se derive una obligación.

VENTAJAS QUE OFRECE AL AUDITOR A LA HORA DE ELABORAR UN LISTADO DE CUENTAS Y EFECTOS POR PAGAR

  1. Permite una vigilancia y control a la cuenta a estudiar;
  2. Simplificación del tiempo, ya que a través de un listado se puede seleccionar de manera sencilla el proveedor o acreedor a revisar, estudiar y evaluar.

¿PARA QUE SE ENVIAN CIRCULARES A LOS ACREEDORES?

Los envíos de circulares constituyen una valiosa ayuda para el auditor, en su labor de determinar el pasivo de la compañía, ya que a través de ellas se corroboran y comprueba el o los números de comprobantes o facturas, monto de las obligaciones y la emisión de dichos documentos.

¿POR QUE SE HAN DE INVESTIGAR LOS INTERESES Y DEMAS OBLIGACIONES POR PAGAR?

Estos rubros se investigan ya que por tener una pequeña magnitud dentro del balance general  no son registrados a tiempo y por lo tanto se omiten como el caso de los intereses que su costo a menudo es muy insignificante a corto plazo, y prefieren registrarlo al final. Y por tal motivo el auditor revisa estas cuentas para ver si fueron asentadas en las fechas previstas.

¿POR QUE SE HAN DE INVESTIGAR LAS OBLIGACIONES INMEDIATEMNETE DESPUES DEL CIERRE DEL EJERCICIO?

Estas se han de investigar para comprobar la existencia y el valor de las propiedades de cualquier negociación, y determinarlas, lo que le asegurara de que las obligaciones a cargo de la empresa figuran íntegramente en el balance que examina.  Por ejemplo, si observa que existe una cuenta relativa a cierto préstamo bancario, supone, por asociación de ideas, la existencia también de intereses, y en vista de ello, procura cerciorase de que los acumulados en la fecha del balance han sido registrados en la contabilidad. Del mismo modo tomaría en consideración los intereses al comprobar el saldo de la cuenta de obligaciones hipotecarias, y el mismo método seguiría en el caso de los valores realizables, los documentos por cobrar.

¿QUE SON LOS PASIVOS CONTINGENTES? COMO SE DETECTAN E INVESTIGAN
PASIVOS CONTINGENTES:

No es un pasivo. En lugar de esto es un pasivo potencial (posible), que depende de un evento futuro que surge de una transacción anterior. Algunas veces tiene una cifra definida, pero por lo general, poseen un valor indefinido. Y si una obligación es altamente probable (tiene una alta probabilidad de que ocurra) deja de ser contingente aun si su valor debe ser estimado. Para resumir existen pasivos definidos de valor estimado (garantías de productos, pensiones). También existen pasivos contingentes de bien sea valores definidos (garantía de una letra) o de valores estimados (un pleito sobre ISLR).
PRESENTACIÓN DE LOS PASIVOS CONTINGENTES

PRESENTACIÓN ABREVIADA: Se refiere cuando se incluye en el cuerpo de un estado financiero, pero su valor (en caso de que exista) no se incluye en los totales. Inevitablemente, una presentación abreviada se acompaña por una nota a pie de página explicativa.
LITIGIOS: Es una nota suplementaria de media pagina

¿COMO SE DETECTAN? A través de la obtención de información verbal y examinando contratos, etc. Y es conveniente en todos los casos tener una conversación sobre el particular con la dirección de la empresa, por lo que se refiere a contingencias, y si es necesario deberá recurrirse a la discusión del problema con los abogados del negocio, de quienes, si es oportuno y prudente, deberá obtenerse confirmación escrita con respecto al estado de litigio y probabilidades de perdidas no previstas.


CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPRAS
RESPUESTAS DEL CLIENTE
Preguntas
SI
NO
OBSERVACIONES
¿El pasivo por compras se captura en un documento en el momento en que se reciben las mercancías, verificando por conteo u otro medio la cantidad recibida?



¿Ese documento anterior esta prenumerado?



¿los documentos anteriores se valúan en base al precio acordado?



¿Se sumarizan los documentos anteriores y el total se registra en mayor?



¿Los cheques se sumarizan y los totales se registran en mayor?



¿Las compras se autorizan (dejando evidencia ejemplo en copia de orden de compra por un funcionario). La decisión de autorización se puede basar en un requisición del departamento, reposición de stock, programa de compras, etc?



¿El documento donde se capturó la mercancía entregada (compras) se firma de recibido por la persona que efectuó el conteo (o su supervisor)?



Las facturas para pago se revisan contra:
a)       ¿Documento de captura de la mercancía recibida?
b)       ¿Qué el documento anterior este firmado de recibido
c)       ¿precio según factura vs. Precio acordado (ejemplo, orden de compra, contrato, etc.?
d)      ¿Aplicaciones de notas de créditos (por devoluciones o reclamaciones)?
e)       ¿Qué la compra fue autorizada (ejemplo, firma en orden recompra)?



¿Se deja evidencia de que los pasos anteriores se siguieron (ejemplo, utilizando sellos iniciando los pasos, firmando, etc)?



¿Los Cheques se preparan una vez que la documentación ha sido revisada y autorizada para pago?



¿En el momento de la firma se tiene la documentación enfrente y se examina (concuerde el importe y beneficiario)?



Quien revisa las facturas para pago es diferente de quien:
a)       ¿autoriza las compras?
b)       ¿prepara los documentos de captura de la mercancía recibida?
c)       ¿codifica, sumariza y registra los documentos anteriores?



¿Quién prepara los documentos de captura de la mercancía recibida es diferente de quien autoriza la compra?



Las chequeras se encuentran:
a)       ¿bien custodiado?
b)       ¿Los cheques cancelados se controlan adecuadamente?



¿La documentación se cancela de pagado?



¿Los cheques una vez firmados se envían o se entregan a los beneficiarios?



Quien prepara y firma los cheques (incluyendo traspasos bancarios) es diferente a quien:
a)         ¿prepara los documentos donde se capturan las mercancías recibidas?
b)        Revisa las facturas para pago
c)         Prepara las nominas
d)        ¿autoriza para pago facturas y otros conceptos?



CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEVOLUCIONES
RESPUESTAS DEL CLIENTE
Preguntas
SI
NO
OBSERVACIONES
¿Las devoluciones o reclamaciones sobre compras se capturan en un documento en el momento en que se efectúan (devoluciones) o se conozcan (reclamaciones)



¿Ese documento anterior esta prenumerado?



¿Se valúan los documentos anteriores en base al precio o importe pactado?



¿e codifican los documentos anteriores?



¿e sumarizan los documentos anteriores y el total se registra en mayor?



Se comparan las notas de crédito recibidas de los proveedores contra los documentos anteriores, en caso de diferencias se obtiene las correcciones respectivas, se codifica y se registra en mayor?



¿Quién prepara los documentos de captura de las devoluciones o reclamaciones es diferente de quien revisa las facturas para pago?



¿Existe un seguimiento (ejemplo, algún tipo de registro, archivo temporal, etc) para obtener de los proveedores las notas de crédito respectivas por las devoluciones o reclamaciones presentadas?



Otra persona revisa los motivos por los cuales no se han recibido las notas de crédito respectivas, en un periodo razonable?.



DE SU INTERES

PROBLEMATICA DE LAS MERCANCIAS RECIBIDAS EN CONSIGNACION

Una de las problemáticas mas comunes es en la declaración del impuesto al  valor agregado, cuando el representante o mandante no realizo el pago del impuesto por el monto de la venta o de la prestación oportunamente, allí el consignatario será responsable solidario del pago del impuesto, teniendo acción para repetir lo pagado.

DESCRIPCION AMPLIA DE ¿COMO SE INVESTIGAN LAS COMPRAS?

Objetivo: Tiene como propósito examinar y evaluar si la función de compras se realiza en la cantidad, calidad, tiempo y a precios adecuados para determinar su eficiencia y eficacia. Para esto deberán examinarse sistemáticamente los procedimientos de requisición de materiales, orden de compras, las forma utilizadas, verificar si se  realizan diversa cotizaciones, si existe un directorio de proveedores, si se reciben catálogos y folletos y utilización que se les da.

 Plan de la Auditoria  estará comprendido en dos áreas que permitirá revisar esta área funcional y la cual se puede estructurar de la siguiente manera: organización y abastecimiento.

En el área de la ORGANIZACIÓN se examinara lo relativo a:
Responsabilidad de la Función de Compras: aquí se identifican  los artículos cuya adquisición es responsabilidad exclusiva del departamento de compra: de esta manera se fija una clara delineación de la responsabilidad.
Información: Esta actividad es importante para que el departamento de compras alcance sus objetivos; consiste en mantener registros de compras, precios, existencias (máximas y mínimas), así como del consumo normal junto con la cantidad económica de pedidos. Mantener registros de proveedores y de empresas de transportes en sus tarifas de fletes; asimismo, mantener archivos de especificaciones, catálogos y materiales excedentes.
Procuración: Esta actividad consiste en llevar a cabo aspectos como: verificar solicitudes, conseguir cotizaciones, seleccionar proveedores, entrevistar vendedores, negociar contratos y verificar condiciones légales, programas  compras y entregas, expedir pedidos de compras, verificar el recibo de materiales, verificar facturas, realizar ajustes con proveedores por materiales rechazados o defectuosos.
Investigación: Consiste en llevar a cabo estudios sobre el mercado y los materiales con el propósito de encontrar materiales o componentes de sustitución; efectuar análisis de costos como base para decisiones; investigar fuentes de abastecimientos; ayudar a desarrollar y a mantener sobre bases actualizadas y especificaciones para los nuevos productos, así como los ya establecidos.

En el área de ABASTECIMIENTOS se examinara lo relativo a: 
Operación: es el examen  de procedimientos, formas, actividades, que estimulan la acción de compras. El auditor debe investigar que elementos dan origen a las requisiciones. Los elementos que debe verificar residen en las operaciones comunes de los departamentos de compras, por ejemplo: recepción de requisiciones, autorización de compras, condiciones de compra, ajustes con los proveedores, operación de almacenamiento de materiales y abastecimiento, verificación de facturas, venta de desechos, registros. la investigación de cada una de estas actividades produce una información de valor en la evaluación de la efectividad del departamento de compras.
Análisis de Costo y Tiempo: este factor establece una relación consistente entre los pedidos y la medición de su costo, determinando sus variaciones en periodos de tiempos definidos. El Análisis del tiempo consiste en determinar las demoras en sufrir pedidos, las demoras en fabricación por falta de materiales, etc.
Planeación de Compras: en este factor se abarcan los aspectos siguientes: Programar la demanda futura de materiales, determinar las oportunidades de precios más económicos, determinar el cálculo de niveles de inventario; planear la utilización de espacios para almacenamiento; supervisar constantemente las cantidades y los puntos de las requisiciones, tiempo de reposición manejo de materiales.  El auditor mide la eficiencia de las compras tomando una muestra al azar de las requisiciones de compras y pedidos, se clasifica por valor en dinero, por nivel de autorización. Y dicho análisis será revelador.
Políticas: La labor del auditor es hacer notar ciertas características distintas de las políticas; es necesario que están reflejen los objetivos y planes del departamento; deben ser flexibles y dejar un margen de discreción; estarán sujetas a una interpretación amplia; deben establecerse por escrito y darse a conocer a todo el personal del departamento. Finalmente, es necesario que se revisen y actualicen con regularidad. Por lo tanto, el auditor medirá la efectividad de las políticas establecidas, comparando esta con su aplicación y mediante su examen de los resultados prácticos, y proponiendo las recomendaciones al respecto.